Funcionalidad: Adempiere ERP & CRM

Proceso de Cotización a Ingresos

Cubre el proceso de negocios requerido para la creación de una cotización para un prospecto o cliente, administración de órdenes de venta, facturación y cobranzas. En los sistemas tradicionales esta funcionalidad se encuentra generalmente en los módulos llamados procesamiento de órdenes de venta y cuentas a cobrar.

Cotizaciones

Adempiere permite la creación e impresión de cotizaciones a clientes basadas en listas de precios generales o específicos por cliente. Las cotizaciones pueden ser efectuadas de manera tal que reserven inventario inclusive. Pueden ser modificadas en cualquier momento y ser convertidas automáticamente en órdenes de venta sin necesidad de ingresar datos adicionales.

Orden de Venta

Una orden de venta es el documento de control perfecto. Desde una orden de venta se pueden generar de manera automática documentos de entrega (Guía de Despacho) y Facturas. Adicionalmente, es posible generar a
partir del mismo documento las Ordenes de Compra al Proveedor y la regla de entrega de dichos productos.
Los diferentes tipos de órdenes de venta, existentes en el sistema, causan diferentes comportamientos en el proceso de negocio. Adempiere maneja los siguientes tipos de orden de venta:

• Orden Estándar: crea la orden y reserva inventario; después genera el despacho y la factura correspondiente. Este tipo de orden se utiliza cuando la entrega de productos se efectúa en base a disponibilidad. La factura puede ser generada inmediatamente o después del despacho.
• Orden POS (Point of Sale): en un solo paso crea la orden, genera el despacho, factura y recibe el pago (efectivo, cheque, tarjeta de crédito, transferencia). Generalmente se utiliza para ventas en mostrador o con entrega inmediata, con clientes anónimos.
• Orden a Crédito: crea la orden, genera el despacho y la factura y opcionalmente puede recibir el pago. Se utiliza para clientes identificados, que pueden tener crédito asignado o no.
• Orden de Depósito o Bodega: crea la orden y despacha el producto. La factura se genera posteriormente. Se utiliza generalmente cuando se realizan facturas que agrupan diversas órdenes. Las facturas se pueden generar manualmente o basándose en reglas de facturación (por Ej. Semanalmente, del 1 al 15, mensualmente, etc.).
• Orden Prepaga: crea la orden y una factura pro-forma; envía el despacho y genera la factura definitiva una vez recibido el dinero correspondiente.
• Autorización de Devolución de Material (RMA - Return Material Authorization): recibe un ítem, previamente enviado, y crea una Nota de Crédito.

Es posible convertir cotizaciones a cualquier tipo de orden e inclusive cambiar de un tipo de orden a otro.

Despachos

En base a los detalles tomados de la orden de venta, se pueden generar uno o más despachos, inmediatamente o automáticamente cuando existe inventario disponible.

Adempiere puede ser configurado para permitir que los despachos sean efectuados desde documentación de despacho o, alternativamente, requerir la confirmación explícita de tomar y/o despachar previo a la generación de la factura. Las confirmaciones se pueden utilizar para manejar los movimientos de inventario entre áreas que permitan un depósito más disciplinado.

Factura a Clientes

En base a acuerdos con los clientes, las facturas pueden ser generadas:

• Inmediatamente después de cada despacho,
• Cuando la orden se entrega de manera completa, o
• Basadas en un calendario de facturación predefinido para el cliente. Por ejemplo, una factura resumen, que contiene todos los despachos realizados en los días previos, semanas o meses.

Recibos (Cobranzas)

Cuando se recibe una orden de venta o factura, las reglas de pago permiten flexibilidad en la generación automática de recibos:

• Por transacciones en efectivo, se genera automáticamente una entrada en el Libro de Caja
• Por transacciones con tarjeta de crédito, cheque y débito directo se genera una entrada automática contra la cuenta bancaria correspondiente. Actualmente Adempiere soporta los procesadores de pago de VeriSign PayFlowPro y se planean agregar otros procesadores en futuras versiones del software.

Los Ítems Abiertos son actualizados ingresando un pago (por Ej. Recibiendo un cheque o creando un débito directo), creando una entrada en el Libro de Caja (por Ej. una factura cobrada por caja chica) o durante el proceso de conciliación bancaria (por Ej. transferencias bancarias).