Funcionalidad: Adempiere ERP & CRM

Proceso de Administración de Ítems Pendientes

Este proceso automatiza la entrada y asignación de dinero recibido de los clientes y los pagos efectuados a proveedores. También provee la conciliación bancaria y libros de caja, teniendo en cuenta los pagos en tránsito, cargos bancarios y la creación de pagos por transferencias directas.

Reglas de Pago para Cuentas a Pagar

Los pagos son creados de manera automática, basados en el conjunto de reglas de pago establecidos para la factura del proveedor. Estas reglas pueden cambiarse en cualquier momento, para reflejar el método efectivamente utilizado, en caso de utilizar uno alternativo. Adempiere soporta las siguientes reglas de pago:

• Efectivo: se crea una entrada automáticamente en el Libro de Caja en ese día.
• Cuenta corriente: es el término de pago por defecto para el Socio de Negocio, salvo que se especifique otro diferente.
• Tarjeta de Crédito: las transacciones por tarjeta de crédito pueden ser procesadas online. Las facturas son marcadas como pagadas y el cargo se mantiene como pagos sin conciliar. Este método puede requerir un procesador externo para las tarjetas de crédito.
• Cheques: luego de seleccionar el banco apropiado, se pueden ingresar los cheques al sistema. Las facturas son marcadas como pagadas y el cheque se mantiene en el sistema como pago sin conciliar.

Asignaciones

La asignación liga el pago, o múltiples pagos, a las facturas (o múltiples facturas) o acredita Notas de Crédito y registra los descuentos en pagos y cancelaciones de cuentas por cobrar. El usuario selecciona los documentos correspondientes e ingresa o confirma las diferencias como pagos parciales, descuentos o cancelaciones.

Conciliación Bancaria

Pueden ser ingresadas manualmente o cargadas automáticamente de manera electrónica, provista por la institución financiera. Adempiere posibilita la conciliación de pagos en tránsito y cargos bancarios o la creación de transferencias de débito directas.

Libro de Caja

Todas las facturas pagadas y/o cobradas por caja chica son ingresadas de manera automática al libro de caja. Para ello se crea un diario de caja por día y organización. El diario de caja es utilizado también para:

• Gastos generales, para las cuentas definidas en el libro de caja.
• Ingresos generales, para las cuentas definidas en el libro de caja.
• Diferencias de caja chica, para las cuentas definidas en el libro de caja.
• Cargos
• Transferencias desde o hacia una cuenta bancaria.

Cargos

Son utilizados en Adempiere para permitir procesar costos o ganancias no relacionados con productos, tales como cargos por transportes, cargos bancarios e intereses. Los cargos son ligados a cuentas de la contabilidad general, y varios tipos de cargos pueden apuntar a la misma cuenta contable.

Por ejemplo, los cargos "Papel" y "Cartuchos de Impresora" pueden apuntar ambos a la cuenta "Gastos de Impresión".

Un cargo puede referir tanto a un gasto como a un ingreso. Así por ejemplo el cargo "Transporte" puede ser acreditado a una cuenta de ganancia si es ingresado en una factura de venta, o a una cuenta de gasto si aparece en una factura de proveedor. El sistema determinará el tipo, en base al contexto en el que se ingrese. Un cargo en una factura a cliente es una ganancia, mientras que en una factura de proveedor es un gasto. Por otro lado, un cargo con signo positivo en el Libro de Caja será una ganancia, mientras que si es con signo negativo será un costo.

Los cargos pueden ser definidos para debitar o acreditar en diferentes cuentas contables, de acuerdo con un porcentaje de división preestablecido. El usuario puede también definir el tratamiento de impuesto para los cargos. El importe de los cargos puede estar predefinido, para ganar velocidad y seguridad en su registración. Por otro lado, el importe de un cargo no tiene asociada una moneda específica, sino que ella está determinada en base a la moneda del documento.

Algunas otras características del proceso de administración de ítems abiertos son:

• Invertir asignaciones
• Análisis de deudas por antigüedad
• Procesamiento online de Tarjetas de Crédito y Cheques electrónicos
• Procesador de pagos
• Recordatorio de Deudas (es el proceso de recordar a los clientes la deuda mantenida. Puede comenzar con simples recordatorios hasta notas más firmes conforme las deudas sean más antiguas).