Funcionalidad: Adempiere ERP & CRM

Estructura de la Información

Adempiere posee una avanzada estructura de la información, la cual permite realizar cambios estructurales en cualquier momento, si la limitación del viejo sistema de "Conjunto de Libros" utilizado por muchos competidores.

Los Multi's de Adempiere

En las aplicaciones que han ido evolucionando desde soluciones personalizadas, el diseño inicial de ellas no incluía la mayoría de la funcionalidad "Multi". La misma fue agregada por encima de ellas en etapas posteriores, lo cual resulta en aplicaciones difíciles de extender y mantener, con una gran sobrecarga de trabajo (Como ejemplos podemos destacar el "Multi Reporting Currencies and Accounting Engine" de Oracle, o el "Extended GL" de SAP).

Adempiere en cambio, está diseñado con toda la funcionalidad Multi desde sus orígenes. Puede activarla o desactivarla si ya no la necesita más, en cualquier momento.

Este diseño resulta en una aplicación más fácil de mantener y extender, y con mayor estabilidad. Los beneficios obtenidos de ello son menores costos de implementación y Multi-Organización y Centros de Servicios

Esta característica posibilita que diferentes entidades organizacionales puedan compartir datos o asegurar que los datos privados no sean accesibles desde otras entidades. Seguridad y datos compartidos son un prerrequisito indispensable para contar con la funcionalidad de centralización, outsourcing u operación de centros de servicios.

Muchas aplicaciones han procurado agregar esta característica, pero frecuentemente el concepto de datos compartidos y privados, es implementado replicando datos, con la sobrecarga y problemas de sincronización que ello trae aparejado.

En su lugar, Adempiere fue diseñado para mantener diferentes organizaciones y soporta tres niveles de entidades:

• Sistema: Los datos a nivel de Sistema, son generalmente información de infraestructura, pero también podrían incluir socios de negocios, productos, esquemas contables y otros a lo largo de todo el sistema. El nivel de Sistema es equivalente a la instalación de la base de datos y Adempiere provee herramientas que permiten la sincronización entre diferentes sistemas.
• Cliente: definen información y estructuras contables para una entidad - o grupo de entidades - como así también socios de negocios comunes, productos, etc.
• Organización (y su jerarquía asociada): es el nivel de transacciones; los niveles Sistema y Cliente no pueden efectuar transacciones, se necesita al menos tener una Organización para ello.

Las Organizaciones pueden tener también sus propias estructuras de datos e información, sin que ellas estén compartidas con otras Organizaciones. También se pueden establecer jerarquías de organizaciones, en las cuales las organizaciones hijas pueden tener acceso a datos de su organización padre.

Los datos de cada nivel pueden ser ingresados o modificados solamente si el rol de usuario tiene privilegios para hacerlo en ese nivel. El usuario también puede ver y utilizar datos de niveles más altos en la jerarquía, pero no puede alterarlos.

Adempiere también le permite reorganizar la estructura de su organización o fusionar entidades. Los Centros de Servicio son organizaciones virtuales que ejecutan transacciones por otras organizaciones. Como ejemplo de ellos podemos citar los servicios de compras centralizadas. Para ello los roles pueden ser configurados de manera tal que permitan a departamentos centrales u organizaciones externas acceder al área funcional, con acceso únicamente a la información necesaria. Los Centros de Servicio pueden acceder a múltiples organizaciones sin cambiar los roles, inclusive si las organizaciones tienen diferente información y estructuras contables.

Multi-Moneda

A medida que el comercio se va globalizando, la funcionalidad multimonetaria va adquiriendo mayor importancia. Mientras que la mayoría de las aplicaciones soportan esta característica con significativas restricciones, Adempiere le permite olvidarse de ellas.

Las características de Multi-moneda de Adempiere incluyen:

Transacciones Multi-monetarias

• Posibilidad de realizar transacciones en una moneda diferente a la moneda contable.
• Posibilidad de revalorizar las transacciones.
• Cuentas bancarias en una moneda diferente a la contable. Reportes Multi-monetarios
• Posibilidad de traducir transacciones o balances con el propósito de generar reportes.

Contabilidad Multi-monetaria

• Posibilidad de contabilizar transacciones paralelas en diferentes monedas.

Muchas aplicaciones que dicen soportar el esquema multi-monetario, solo soportan transacciones en múltiples monedas, y no cuentas bancarias en moneda extranjera (que son balanceadas en moneda extranjera en lugar de la moneda contable). En contraste, Adempiere soporta todos los aspectos de la funcionalidad multi-monetaria (por ejemplo listas de precio, moneda preferida del cliente, etc.) sin necesidad de copiar ni replicar transacciones. Una transacción puede ser contabilizada en una o muchas monedas. Iniciar, cambiar y discontinuar una moneda es fácil, debido a falta de una moneda de contabilidad primaria. Todas las monedas están a un mismo nivel.

Multi-Contabilidad

En muchas entidades se requiere la contabilización en múltiples y paralelos estándares contables, siendo una combinación de:

• Contabilización de Acumulación y basada en efectivo.
• Diferentes estándares contables (por Ej. US GAAP , UK SAP, etc.).
• Diferentes métodos de costeo de inventario (por Ej. Estándar, Promedio, FIFO, etc.).
• Diferentes monedas.

Generalmente se define un Conjunto de Libros, como un conjunto de transacciones con el mismo Plan de Cuentas, Calendario, Moneda Contable, Estándar de Contabilidad y Método de Costeo. Muchas veces esto es suficiente para pasar de un Conjunto a otro Conjunto de Libros y para muchas aplicaciones esta es la única opción disponible. Pero existen situaciones donde ello no es suficiente, por ejemplo si se producen diferencias de redondeo o de cambio inaceptables, o si se provoca un gran esfuerzo manual para hacerlo, o se pierde la posibilidad de efectuar rastreos de auditoria, o se producen retrasos considerables en la obtención de resultados. Algunas aplicaciones replican los datos de las transacciones a fin de permitir diferentes dimensiones contables.

Adempiere fue diseñado para soportar los requerimientos de multicontabilidad.

El concepto de Conjunto de Libros, que es utilizado por la mayoría de las aplicaciones, fue mejorado con el concepto de Esquema Contable.

Un Esquema Contable es la combinación de:

• Conjunto de Cuentas.
• Contabilidad basada en acumulación o efectivo.
• Estándar contable.
• Método de costeo.
• Moneda contable

En contraste con el Conjunto de Libros, el Calendario no forma parte directa del Esquema Contable, ya que podrían existir múltiples calendarios por esquema. El calendario se reduce solamente a una función de soporte de transacciones (abrir/cerrar períodos, asientos resumen, definición de asignaciones y facilitar el ingreso).

Adempiere, en contraste con la mayoría de las otras aplicaciones, diferencia las transacciones de las consecuencias contables resultantes, obteniendo así los siguientes beneficios:

• Los datos de las transacciones no están replicados.
• Un esquema contable puede ser agregado o discontinuado en cualquier momento.
• Puede generar información contable de transacciones históricas.
• Cualquier atributo puede ser modificado o reemplazado (y opcionalmente regenerar la contabilización)
• Los esquemas contables son fáciles de extender y mantener.
• El sistema es tolerante a fallos, pues puede ser corregido y regenerado.

Si las reglas contables predefinidas no fueran suficientes, es posible extenderlas mediante programación.

Multi-Impuestos

Adempiere soporta impuestos de venta y de valor agregado, incluyendo impuestos múltiples, por ejemplo impuestos estatales y provinciales. El motor de impuestos calcula automáticamente el impuesto correcto, su monto y fecha, basándose en la fecha de la transacción, categoría del producto, desde donde y hacia donde se efectúa la entrega y desde donde y hacia donde se emite la factura (por ejemplo ventas al exterior podrían estar exentas de impuesto).

Multi-Costeo

La utilización de diferentes métodos de costeo (Estándar, Promedio, Actual) puede reflejar distintos resultados financieros. Adempiere le permite configurar diferentes Esquemas Contables para reflejar distintos métodos de costeo. Puede también utilizar más de un método de costeo, por ejemplo por cuestiones legales contables, o para la toma de decisiones.

Adempiere mantiene información para los siguientes métodos:

• Costeo Estándar
• Costeo Actual (Ultima Orden de Compra, Ultima Factura, LIFO, FIFO)
• Promedio (Orden de Compra o Factura)

Los costos se pueden registrar en tres niveles: Cliente, Organización o por Lotes (Batch). El método de costeo se define para cada Esquema Contable.

También puede especificar un método diferente de costeo, o nivel de costos, para una Categoría de Producto. Esto le permite disponer de una gran flexibilidad para el análisis financiero. Además puede cambiar el método de costeo en cualquier momento. Los costos se mantienen en su moneda contable.

Multi-Lenguaje

Adempiere provee la traducción de los siguientes elementos del sistema al lenguaje que usted requiera:

• Pantallas
• Reportes
• Mensajes
• Datos almacenados
• Transacciones

Muchas aplicaciones le permiten traducir pantallas, reportes y mensajes, pero solo unos pocos la traducción de datos y aún menos, la traducción de transacciones.

Además tiene la opción de cambiar el lenguaje del usuario del sistema y, finalmente, es posible que la emisión de los documentos sean realizados en el lenguaje de su cliente o proveedor, independientemente del lenguaje que usted utiliza en la aplicación. Los formatos de fechas y/o direcciones son también reemplazados con los del país de destino. Al estar la traducción basada en diccionario, es mucho más consistente que otras aplicaciones que tienen herramientas que permiten traducir los distintos elementos.

Cambios en la Estructura de la Información

Muchas veces, después que una aplicación se encuentra en producción o inclusive durante la fase de implementación, los usuarios requieren cambios en la estructura de la información, debido a que encuentran que cierta información no es necesaria o que requieren de otra distinta para la toma de decisiones. O también debido a cambios en el negocio que pueden requerir cierta información adicional a la planificada inicialmente.

Muchas aplicaciones no permiten efectuar estos cambios, o lo permiten a costa de una nueva implementación desde cero del sistema. Adempiere sin embargo, permite agregar, modificar o eliminar dimensiones de información en cualquier momento, preservando la estructura OLAP (OnLine Analysis Processing) automáticamente.