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Es un Open Source la respuesta a un ERP?

By Galen Gruman February 15, 2007 - CIO -

Cuando Mark Alperin comenzó a buscar un reemplazo para su antiguo ERP en el 2006, se encontró con el mismo problema que muchos de los CIO´s (Chief Information Officer) de empresas medianas, ser poco atendido por vendedores de software, los cuales priorizan cuentas de empresas mayores y por tanto se encontró con pocas opciones.

Alperin tiene el cargo de COO (Chief Operating Officer) con responsabilidades de un CIO, para la compañía Vertex Distribution, una empresa que fabrica tuercas, tornillos, remaches, y otros productos de ese rubro. Alperin no estaba muy satisfecho con las dos mas importantes opciones para su industria; Activant Solutions y Microsoft (ninguna de las cuales estaba usando y que tampoco quería usar).

"Tenia muchas preocupaciones sobre la consolidación de la industria. Me sentí amarrado entre esas dos elecciones," recuerda Alperin. Ese amarre lo hacia sentir muy nervioso, porque ya se sentía frustrado por la falta de flexibilidad de su sistema ERP casero. También la adaptación era una necesidad vital cuando Vertex adquirió otras compañías y a la vez necesitaba integrase con nuevos clientes. "Nosotros hemos crecido debido a nuestra flexibilidad," señalo Asperin, y no estaba dispuesto a arriesgar ese crecimiento. Eso lo llevo a escoger Compiere, un Open Source (OS) ERP, para no estar atado a los cambios de prioridades de los vendedores. "La motivación primaria fue el de tener la habilidad de controlar nuestro propio destino", comenta.

Alperin comparte ese deseo con bastantes CIO's de empresas medianas, las cuales cada día más y más están contemplando el uso de un OS ERP, por razones de costo y flexibilidad.

Adaptación a la Medida

Open Source (código fuente abierto) esta enfocado al poder adaptar el sistema a las necesidades particulares de la empresa. A menudo, los vendedores de ERP tratan de vender a empresas aplicaciones pequeñas empaquetadas (módulos o "discrete ERPs"), las cuales pueden ser operadas tal como vienen, sin modificaciones algunas, requiriendo poca o ninguna inversiones de IT (Information Tecnology). Es una manera lógica de tratar de vender esta solución en un medio el cual tiene pocos recursos tecnológicos. Pero un número importante de empresas quieren o necesitan aplicaciones que se ajusten a sus necesidades especificas -tal como lo hacen las grandes empresas-, comenta Paul Hamerman, vicepresidente de la sección de Aplicaciones Empresariales, de la pagina web Forrester Research .

"Hay una amplia variedad de necesidades. Algunas compañías desean sistemas que se amolden a sus negocios, lo cual les da una flexibilidad más propia. Un sistema Open Source es diseñado para ser adaptado (cumplir con requisitos particulares), comenta. También es una gran ventaja poder acceder a requisitos particulares (customizacion) sin los costos astronómicos que ello implica.

En el caso de Alperin, primero le pidió al compañía que implemento el sistema actualmente en uso Transactional Data Systems (TDS), que desarrollara una aplicación ERP con "requisitos particulares". Alperin quería un sistema que pudiese controlar directamente, con funcionalidades equivalentes a las versiones comerciales adaptadas, señala.

TDS entonces sugirió una solución tal que ahorraría tiempo y dinero: Implementar en Vertex una aplicación ERP Open Source llamada Compiere. "Dijeron que no tenia sentido alguno desarrollar todo el código necesario para hacer andar el proyecto, cuando ya existía una solución open source desde donde comenzar, empezando con un 30% a un 50% del código que se necesitaba", comenta Alperin.

Los resultados ¿? Alperin puede ahora meterse de cabeza en el código Open Source para moverse rápido y cubrir sus necesidades empresariales. "es una gran ventaja tener nuestro propio grupo de programadores; ello nos da la habilidad de adaptarlo a nuestras propias necesidades y de responder, por lo tanto, a las necesidades de nuestros clientes," así, "el acceso directo al código fuente, es por tanto, una gran ventaja."

Prevention Partners , una empresa dedicada a los programas de prevención relacionados con la industria de la salud, tenía un deseo similar de "adaptación" cuando decidió reemplazar una antigua implementación ERP.

La empresa al ir creciendo detecto que su sistema ERP basado en Windows no cumplía con los nuevos requerimientos y comenzó a perder confianza en el, entre otras cosas. "Asumimos que los Oracles, los SAPs y Baans del mundo estarían fuera de nuestro rango monetario", señala Scout Rosa, CTO (Chief Technological Officer) de la compañía. Por eso comenzó a buscar soluciones en vendedores dedicados a empresas medianas.

Rosa encontró que eran mas baratos que los vendedores grandes, pero que los costos de licencia estaban todavía en los cientos de miles de dólares, y que no importando eso, se tenia que gastar aún mas dinero en adaptar e implementar cualquier producto que el comprara.

No queríamos gastar nuestro presupuesto limitado en licencias", decía.

Ahorrando dinero en licencias, con Open Source ERP, el podría re-dirigir ese dinero a esfuerzos de adaptación - que al final le da un mejor resultado- y es más completo por el mismo gasto de una solución comercial, señala Rosa.

La compañía decidió escoger un open source ERP como base de su solución.

"Flexibilidad para mi es dinero", señalaba Rosa. Con la experiencia en el sistema ERP anterior le quedo claro que, no importaba de donde viniera, el sistema ERP requeriría esfuerzos de adaptación.

"Tuvimos que crear un completo ecosistema alrededor de nuestro ERP para llenar los vacíos," recuerda. "Cada negocio tiene algo distinto que esta fuera de lo que el software ya trae consigo," no importa si el software es comercia l (Close source) o Open Source, dijo, "entonces si necesito hacer una adaptación, la voy a hacer yo mismo."

Verdaderamente, el control y los costos, tienen un lugar muy alto en la lista de las preocupaciones de los CIO por los sistemas ERP. La comunidad Open Source, valora el control individual como una parte primordial de su cultura. Cuando Galenicum , una empresa joven que suple de materia prima a la industria farmacéutica, busco su primer sistema ERP en el verano del 2006, adaptación y control fueron los requerimientos primordiales. Esta compañía estudio a dos aplicaciones comerciales -SAP BusinessOne y Microsoft Dynamics - pero prefirió una solución ofrecida por OpenBravo Open Source ERP (derivación de Compiere). Para el COO Erich Buchen, "el factor más importante y decisivo fue que era mucho mas fácil adaptar Open Bravo, que las otras dos soluciones. SAP y Microsoft Dynamics son mucho mas rígidas en lo que pueden hacer, o por lo menos en lo que sus consultores dicen que pueden hacer.

Dado el caso que cualquier software ERP necesitaría una extensiva adaptación (en el caso de Galenicum, interactuando con gerencia y los socios de logística), la solución comercial no ofrecía ninguna ventaja, señalo; y eso no es algo que SAP quiera escuchar, pero, Buchen no esta solo en esta apreciación.

La firma de venta al detalle Frilac escogió Open Bravo para asegurarse el control de las funcionalidades del sistema, cuando decidió reemplazar su mezcolanza de aplicaciones hechas a la rápida con un sistema ERP. Un sistema Open Source significo para nosotros un control completo y total - con adaptaciones hechas especialmente para nosotros -, la solución se adapto a nuestras necesidades particulares y bajo ninguna restricción del proveedor de la solución," nos señala Carlos Villanueva, Director de Ventas de Frilac.

Sistema de Soporte Flexible

Los CIOs de medianas empresas tienen que también ser realistas acerca de las opciones de soporte, y necesitan no solo administrar los costos si no que también tiene que asegurarse de tener algunas otras opciones para las eventualidades. Un aspecto importante de los sistemas Open Source que atrajo a estas empresas fue la flexibilidad con la cual obtener soporte en el desarrollo del sistema y el mantenimiento.

"Es fácil cambiar de consultor, si no hacen el trabajo bien" señalo Buchen. "Nosotros fácilmente podríamos cambiar se proveedor si no nos satisface con su servicio", señalo Villanueva. "No estoy atado a ningún vendedor que me diga lo que puedo hacer," señala Rosa.

Debido a que empresas pequeñas y medianas generalmente tiene pequeños grupos de IT (Information Technology), (desarrolladores de software e ingenieros dedicados a network y computación), ellos están acostumbrados a trabajar con consultores de IT los cuales se especializan en su industria. Eso hace que les sea fácil implementar Open Source Software ya que pueden recurrir al mismo consultor independiente que les apoya en otros de sus sistemas dentro de la empresa.

Ese fue el caso de Vertex, su consultor preferido recomendó el uso de un Open Source Software. La familiaridad que se tiene con el consultor juega un rol importante. En el caso de Vertex y Galenicum, ambas compañías son de España, y se conocían entre ellas.

La verdad es que las personas que hacen todo el trabajo en desarrollos de ERP´s, son equipos formados internamente -que se conocen bien entre ellos- o son integradores de sistemas, no son vendedores de software comercial."

Martin Schneider, analista de la sección 'software para empresas' de la compañía The 451 Group , una compañía que se dedica a la investigación del mercado computacional. Dice: La habilidad de un sistema Open Source apunta directamente a la "desconexión que existe en la escala de valores," continúa señalando. "Es realmente un milagro que SAP haya llegado a ser tan grande como lo son; ellos solo venden un esqueleto."

Sin embargo, todos los que hoy confían en Open Source Software, deben entender que mecanismos de soporte existe en la actualidad, señala Meter Bohnert, Jefe Editor en TDS. Por ejemplo algunos sistemas como Compiere y Open Bravo, tiene servicios en divisiones dentro se sus conglomerados, mientras tanto que otros tales como Apache Open For Business, no poseen ese tipo de soporte. Todos ellos si, tienen consultores independientes, los cuales ofrecen soporte.

Perspectiva Futura

Los analistas esta divididos en cuanto a como será la recepción de los ERP Open Source en los años venideros. Según Laurie Wurster (director de Gartner Research ), los Open Source ERPs tendrán una recepción muy buena debido principalmente a la ola de consolidaciones, especialmente por los casos de Oracle, Microsoft e Infor, acota.

SAP y los otros como el, no están sirviendo al mercado de las empresas medianas -ellos proveen más funcionalidades de las que el cliente necesita por un precio que está fuera de su alcance-, continua señalando, -pero sistemas Open Source continuarán satisfaciendo sus necesidades empresariales en forma económica- .Cabe señalar también que los productos Open Source han resultado muy bien en mucha otras aplicaciones, por lo que la preocupación del desempeño de este tipo de software no vienen al caso."